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SA8000体系的建立与运行介绍

建立社会责任管理体系,是公司实施SA8000认证的必由之路。
公司可以自己组织内部人员完成,也可以聘请外部咨询机构协助完成。建立社会责任管理体系,必须以SA8000国际标准为依据,以国家劳动法规和国际劳工标准为规范,可以采用ISO9001质量管理体系标准的框架,结合公司需要和行业特点,体现公司的独特优势。
世界上没有社会责任特征完全相同的公司,各个公司的管理结构也千差万别,因此不可能存在完全相同的社会责任管理体系。体系所包含的内容以及建立体系的方法和过程也是多种多样的,关键是要确保体系与公司的组织特点和社会责任特征相一致,与公司建立社会责任管理体系的目标相一致。SA8000标准对管理体系只有原则性的要求,每个公司都可以根据各自的特点和需要,制定风格各异的管理体系。中小企业在建立社会责任管理体系时,应考虑自身的实际情况和有限资源,做到简单而实用,与公司文化和经营风格有机结合。即使是规模、行业和产品相似的企业,也不要机械地照搬。
本章以SA8000:2001标准要求为规范,参照国际劳工标准及ISO9000质量管理体系的原则,从帮助公司实施社会责任管理体系的角度,对如何建立和维持社会责任管理体系进行描述,并对建立体系过程中所涉及的几个关键环节给予重点介绍。关于管理体系文件的编写部分在第五章专门介绍。
第 一节建立管理体系的基本步骤
当公司高管理层决定建立SA8000社会责任管理体系后,就可以着手建立管理体系的工作。建立管理体系的具体步骤一般可包括:领导决策与准备、初始评审、体系策划与设计、体系文件编写、体系试运行、内部审核及管理评审等七个步骤。具体流程如图4-1所示。
应该注意的是,上述7个步骤的划分及其具体工作的先后顺序,一般没有明显的界限,它们之间可能相互交叉,有些工作可以先期进行。因此在具体的工作中,可以根据实际情况作出适当的调整,以便体系建立工作高效地完成。
一、领导决策与准备
SA8000社会责任管理体系的建立和认证可以提高公司整体形象,展示公司的竞争优势,在短期内需要公司投入一定的人力、物力和财力资源。体系的建立和运行需要全体员工,从高管理者到一线工人的积极参与和支持。在传统的企业管理议程上,社会责任管理一直处于一种附属的状态,没有被放在优先考虑的位置,建立社会责任管理体系需要公司对原有的管理模式作出相应的调整。因此,建立SA8000社会责任管理体系首先需要公司高管理者,如董事会,作出决定,并承诺提供足够的资源。同时,高管理者应该任命一名高级经理担任管理者代表,授权他或她组建SA8000推动小组,全面负责社会责任管理体系的建立和维持工作。
二、初始评审
初始评审是建立社会责任管理体系的基础。评审人员应对公司过去和现在的社会责任状态和资料进行收集、整理和分析,获取并识别适用于公司的法律法规和其他要求,识别社会责任因素,评价社会责任影响。在此基础上制定公司社会责任政策,制定社会责任目标、指标和管理方案,确定管理体系的优先项,编写体系文件和建立体系。如果有必要,公司可以聘请外部专家协助进行初始评审。
三、管理体系策划与设计
在体系策划阶段,推动小组应依据初始评审的结论,制定社会责任政策,制定中短期目标、指标和相应的管理方案,必要时调整公司的组织机构和职责。
四、管理体系文件编写
管理体系的建立和有效运行需要一套文件化的管理制度和方法。编写体系文件是公司实施SA8000标准、建立社会责任管理体系的一项基础性工作,也是公司达到预定的社会责任目标,实现持续改进必不可少的依据和见证。本书第五章专门介绍管理体系文件的编写。
五、管理体系试运行
管理体系文件编写完成并经批准生效后,进入试运行阶段。试运行是体系运行的初期阶段,它和正式运行没有本质的区别,都是按管理体系手册、程序文件及技术规程等文件的要求,整体协调地执行。试运行的目的在于在实践中检验体系的充分性、适用性和有效性。在试运行阶段,公司应加强体系运作力度,努力发挥体系本身具有的各项功能,及时发现问题,找出问题的根源,必要时及时修订体系。
六、内部审核
管理体系经过一段时间的试运行,公司需要通过内部审核,检验管理体系是否有效运行,是否符合SA8000标准要求和法律法规。在审核文件时重点关注和判断体系文件的完整性、符合性及一致性,在现场审核时重点关注体系功能的适用性和有效性,检查是否按体系文件要求运作。
内部审核所涉及的内容是全方位的,内审员应对发现的问题进行汇总和分析,以判断这些问题的严重性,最终形成报告,报送管理者代表和高管理层。与此同时,公司应着手纠正所发现的不符合项。
七、管理评审
在试运行阶段,高管理者可以根据管理评审结果决定是否或者何时实施第三方认证。在通过SA8000认证后,定期的管理评审可以确保体系的持续适用性、充分性和有效性。管理者代表应收集各方面的信息资料,包括内审报告,供高管理层评审。作为对高管理层评审的补充,各级管理者日常的评审也是必要和有效的,他们应关注各个部门的目标完成情况和程序文件的有效性,并与工人进行必要的沟通。

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